Strategi Akuntansi dan Pencegahan Penipuan

  • Whatsapp

Bumiayu.id Ada cerita skandal akuntansi selama bertahun-tahun. Miliaran dolar menghilang ke udara tipis karena keserakahan karyawan. Hasil dari kegiatan jahat tersebut telah berdampak besar pada jutaan orang, pengusaha dan karyawan. Perusahaan tutup sehingga kehilangan mata pencaharian bagi karyawan dan pemangku kepentingan lainnya.

Waste Management Inc. yang diperdagangkan secara publik di AS adalah salah satu contohnya. Laporan menunjukkan lebih dari $1,7 miliar dalam pendapatan palsu. Penyelidik menunjukkan bahwa beberapa eksekutif puncak, termasuk pemilik, bersalah. Akhirnya, mereka harus membayar lebih dari $457 juta untuk menyelesaikan gugatan class action.

Enron, sebuah perusahaan energi AS, juga berhasil menyembunyikan miliaran dengan kedok kredit macet menggunakan celah akuntansi. Ada banyak contoh lain dari penipuan semacam itu. Bahkan tidak peduli jenis, industri, atau ukuran perusahaan.

Jelas bahwa pencegahan penipuan sangat penting untuk organisasi mana pun. Kami akan menunjukkan caranya di bawah ini.

Strategi Akuntansi dan Pencegahan Penipuan

1. Rekrut Orang yang Tepat untuk Departemen Akuntansi

Sangat penting untuk mempekerjakan orang yang tepat untuk departemen akuntansi. Due diligence adalah sesuatu yang tidak bisa diabaikan oleh perusahaan. Melakukan pemeriksaan kredit pada calon karyawan dapat menghemat banyak sakit kepala.

Sebuah laporan CNBC menunjukkan bahwa lebih dari separuh pengusaha melakukan pemeriksaan kredit latar belakang. 86% melakukannya untuk melindungi pelanggan dan karyawan mereka. Laporan kredit memverifikasi identitas, pendidikan, dan latar belakang.

Ini adalah cara yang efektif untuk mencegah penggelapan atau pencurian karena beberapa alasan. Yang pertama menunjukkan bagaimana tanggung jawab kandidat.

Sebuah laporan kredit yang baik adalah indikasi dari seseorang yang mengikuti pembayaran utang. Ini juga akan menunjukkan apakah kandidat dalam kesulitan keuangan. Jika ya, akan berisiko untuk mempercayainya dengan keuangan perusahaan.

Karyawan harus mengawasi laporan kredit. Jika ada kesalahan, penting untuk segera memperbaikinya.

Sebuah perusahaan perbaikan kredit teratas dapat memberikan nasihat tentang bagaimana meningkatkan peringkat kredit Anda. Mereka juga dapat membantu menghapus informasi yang tidak dapat diverifikasi atau tidak akurat dari laporan kredit.

2. Persepsi Strategi Deteksi untuk Mencegah Fraud

Kontrol ketat pada proses akuntansi Anda sangat penting. Pikirkan tentang hal itu seperti yang Anda lakukan ketika melindungi rumah Anda. Anda dapat memasang kombinasi kunci, kamera keamanan, dan sistem alarm.

Meski demikian, bukan berarti Anda mendapatkan perlindungan total. Seseorang yang bertekad untuk masuk masih akan mencoba. Namun, setiap fitur keamanan akan memberikan tantangan tersendiri bagi si pencuri. Bahkan jika dia memecahkan kunci, ada masalah alarm.

Dia harus bekerja cepat untuk masuk sebelum perusahaan keamanan mendapat peringatan. Dan dia akan tetap menyadari fakta bahwa kamera merekam semuanya.

Sekarang, terapkan hal yang sama di departemen akuntansi Anda. Bayar gaji dengan cek fisik untuk menangkap pekerja hantu. Setiap lonjakan atau penurunan dalam tren penjualan harus memerlukan penyelidikan segera.

Dengan perbankan online, mudah untuk meninjau aktivitas akun. Apakah ada cek atau pembayaran yang hilang kepada penerima yang tidak dikenal? Alih-alih uang masuk ke rekening bisnis, itu berakhir dengan pihak ketiga, dan seterusnya.

Sekarang inilah yang harus Anda lakukan. Jangan melakukan kegiatan secara pribadi. Dengan segala cara, beri tahu semua orang sehingga mereka tahu apa yang Anda lakukan. Ini membantu menciptakan persepsi bahwa seseorang sedang menonton sepanjang waktu.

 3. Bersikaplah Strategis Tentang Alokasi Tugas

Pisahkan peran untuk mempersulit orang mencuri. Tetapkan peran membayar tagihan kepada satu orang. Berikan peran rekonsiliasi rekening bank kepada orang lain. Ini menghilangkan kemungkinan pembayar tagihan memasukkan angka palsu untuk menutupi pencurian apa pun.

Siapa pun yang memasukkan data ke dalam buku tidak boleh menjadi orang yang meninjau dokumen. Pertimbangkan untuk meminta orang yang berbeda menangani fungsi akuntansi dan kas.

Jika bisnis mampu membelinya, sewa kantor akuntan. Alokasi tugas yang strategis dapat menjadi strategi pencegahan penipuan yang efektif. Ini juga memudahkan untuk mendeteksi tren yang tidak biasa, memungkinkan tindakan korektif yang cepat.

4. Memiliki Kontrol Internal yang Ketat 

Departemen akuntansi sangat sensitif dalam jenis tugas yang ditanganinya. Anda harus memiliki sistem atau program untuk mengamankan informasi, aset, atau data.

Kami telah berbicara tentang alokasi tugas strategis di atas. Kontrol penting lainnya adalah seputar dokumentasi. Tanggung jawab ada pada Anda sebagai pemilik bisnis untuk mengawasi semuanya.

Langkah-langkah lainnya termasuk:

  • Periksa faktur dan nomor pesanan pembelian.
  • Verifikasi jumlah tanda terima dan angka yang sesuai di buku.
  • Memiliki lebih dari satu persyaratan tanda tangan pada cek dengan jumlah besar.
  • Singkirkan cap tanda tangan; yang seseorang dapat menyalin dengan mudah.
  • Pantau terus vendor baru untuk menghindari akun fiktif dan sebagainya.

Ingatlah bahwa penting untuk memantau dan merevisi pengendalian internal Anda. Manfaatkan teknologi, jika memungkinkan, untuk menciptakan sistem yang lebih efektif.

Anggap saja sebagai investasi untuk mempekerjakan para profesional untuk menganalisis prosedur dan kebijakan Anda. Anda mendapatkan saran dan rekomendasi ahli yang dapat Anda terapkan di departemen akuntansi Anda.

5. Menciptakan Budaya Kesadaran dan Pencegahan Fraud di Perusahaan 

Jangan tinggalkan karyawan dalam perang melawan penipuan. Luangkan waktu untuk mendidik atau melatih semua orang tentang deteksi dan pencegahan penipuan. Permudah karyawan dan pemangku kepentingan lainnya untuk melaporkan aktivitas yang mencurigakan.

Banyak yang mungkin tidak melakukannya karena mereka takut menjadi korban. Tetapi sistem pelaporan anonim dapat membantu dalam hal ini.

Perhatikan bahwa pemasok, pesaing, pelanggan, dan vendor juga merupakan sumber penting dari informasi tersebut. Jadi, pastikan Anda memiliki sistem yang memungkinkan mereka untuk berkomunikasi. Hotline tip atau portal situs web dapat membantu dengan fungsi ini.

Kesimpulan 

Departemen akuntansi sangat penting dalam menjalankan organisasi. Namun itu juga merupakan sumber utama penipuan. Kami telah melihat beberapa hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencegah pencurian atau penggelapan.

Luangkan waktu untuk mempekerjakan orang yang tepat di departemen akuntansi. Lakukan pemeriksaan latar belakang yang ketat termasuk meminta laporan kredit.

Menerapkan prosedur dan kebijakan. Harap pastikan semua karyawan tahu apa yang Anda harapkan. Budaya kesadaran penipuan dapat menyelamatkan perusahaan dari kehancuran finansial akibat pencurian.

Terakhir, anggaplah sebagai investasi untuk menyewa profesional keamanan untuk mendapatkan saran yang relevan.

Related posts