Menutupi Blind Spot. Apakah Dewan memiliki Informasi yang Tepat untuk Pengambilan Keputusan yang Efektif?

  • Whatsapp

Bumiayu.id Apakah dewan Anda memiliki informasi yang tepat untuk pengambilan keputusan? Pengambilan keputusan yang lebih baik telah menjadi tuntutan yang berkembang di setiap tingkat organisasi, tetapi sangat penting dalam arena tata kelola perusahaan. 

Dinamika dewan terbaik dan fokus pada masalah bisnis substantif tidak memastikan pengambilan keputusan dewan yang efektif. Pengambilan keputusan yang lebih baik tergantung pada kualitas dan ketersediaan informasi.

Informasi yang lebih baik tidak muncul dengan sendirinya, tetapi tergantung pada arsitektur informasi yang dirancang dengan cermat. Mengandalkan sumber informasi yang solid menumbuhkan kesadaran dan menjadi dasar untuk arsitektur informasi yang lebih baik, sehingga direktur dapat melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang lebih efektif dan efisien. 

Apa, mengapa, bagaimana dan di mana pertanyaan harus diajukan untuk mencapai paradigma seperti itu, dan pilar-pilar untuk pengaturan tersebut harus diletakkan, melalui arsitektur informasi yang memadai. Oleh karena itu, beberapa kejelasan dan pemikiran di balik desain arsitektur informasi tersebut patut mendapat perhatian.

Mengaktifkan efektivitas di dewan

Beberapa penulis tata kelola perusahaan telah meminta perhatian pada beberapa Critical Success Factors (CSF) untuk fungsi dewan yang efektif. Tiga enabler utama fungsi dewan yang efektif adalah (Gambar 1):

(1) fokus pada isu-isu substantif,

(2) dinamika kelompok, dan

(3) arsitektur informasi yang memadai.

Menutupi Blind Spot. Apakah Dewan memiliki Informasi yang Tepat untuk Pengambilan Keputusan yang Efektif?

Dewan yang efektif fokus pada isu-isu substantif, menangani isu-isu yang tepat mengenai isu-isu strategis jangka pendek dan jangka panjang yang dihadapi bisnis yang menjadi tanggung jawab mereka, memastikan bahwa mereka membedakan antara melakukan hal yang benar versus melakukan hal yang benar.

Dinamika kelompok yang baik memainkan peran penting dalam interaksi antara dewan dan manajemen, di samping dinamika di antara dewan direksi itu sendiri.

Bagaimana dewan memperoleh informasi yang relevan dan dalam bentuk apa yang penting untuk modus operandi mereka . Terlepas dari dinamika dewan dan fokus pada isu-isu substantif yang dapat mempengaruhi bisnis, jika dewan tidak memiliki informasi yang tepat tersedia, upaya mereka mungkin berakhir menjadi tidak berharga atau setidaknya tidak efektif. Oleh karena itu, arsitektur Informasi yang efektif sangat penting dalam mendukung tata kelola perusahaan yang efektif.

Memiliki tiga faktor pendukung, atau faktor penentu keberhasilan di bawah kendali adalah kondisi yang diperlukan untuk efektivitas dewan. Tanpa mereka, papan mungkin menjadi tidak efektif, jika tidak berfungsi.

Yang tidak terbiasa dengan operasi papan yang khas, kadang-kadang mungkin menemukannya sebagai semacam lingkungan di mana pengaruh bergerak dan terkadang karakter jahat beroperasi. Mungkin seperti itu dalam beberapa kasus, dan seperti itu mungkin terjadi di sejumlah bisnis dan geografi. Tuntutan standar tata kelola perusahaan abad XXI, yang diperparah oleh paradigma pandemi saat ini, tidak memiliki tempat, bagaimanapun, untuk pendekatan amatir semacam itu.

Dalam merancang arsitektur informasi yang memadai untuk papan, langkah pertama mungkin untuk memperjelas taksonomi yang berlaku.

Terlepas dari peran mereka, orang-orang menangani masa depan organisasi mereka dengan memodelkan realitas untuk memutuskan tindakan mereka (Gambar 2).

Menutupi Blind Spot. Apakah Dewan memiliki Informasi yang Tepat untuk Pengambilan Keputusan yang Efektif?

Namun, memperoleh aspek-aspek yang relevan dari kenyataan menjadi model yang mendukung pengambilan keputusan melibatkan data, informasi, pengetahuan, dan beberapa akan menambah kebijaksanaan. Karena proses pengambilan keputusan merupakan fungsi dari model tersebut bersama dengan kualitas dan ketersediaan informasi yang relevan, sangat penting untuk memutuskan jenis informasi mana yang relevan, mengapa, bagaimana dan kapan.

Saluran informasi dan arsitektur

Untuk dewan kinerja yang efektif memerlukan informasi, baik internal maupun eksternal untuk bisnis yang menjadi tanggung jawabnya. Selain itu, informasi dapat bersifat formal atau informal. Informasi yang berasal dari saluran komunikasi formal yang dirancang oleh dewan atau oleh dewan dalam hubungannya dengan manajemen, dianggap formal.

Namun, untuk tujuan efektivitas, dewan juga perlu mengandalkan informasi yang berasal dari saluran informal, seringkali kontak ad-hoc dengan manajemen, atau informasi yang diperoleh hanya dengan “berjalan-jalan”, yang memerlukan kunjungan ke pabrik perusahaan dan fasilitas operasi, di mana dewan mungkin terlibat secara informal dengan manajemen dan bahkan tenaga kerja.

Saluran informal sangat penting bagi dewan direksi untuk menghindari menjadi korban filter informasi – karena terlepas dari bagaimana kinerja direktur pelaksana dan tim eksekutifnya, dewan akan selalu mendapatkan informasi yang disaring.

Sebagai contoh yang menarik, Soichiro Honda, pendiri Honda Motor Company dikenal dengan mengenakan pakaian kerah biru ketika mengunjungi pabrik Honda, di mana tenaga kerja akan merasa nyaman untuk berbicara dengan bebas, oleh karena itu berbagi informasi berharga dengannya. Sebenarnya, sebagian tenaga kerja di pabrikan raksasa tersebut bahkan tidak akan mengenali ‘bos besar’. 

Contoh serupa datang dari Konosuke Matsushita dan cara dia biasa berhubungan dengan tenaga kerjanya di banyak operasi perusahaannya, dan di mana pola informalitas yang sama akan memberikan pemimpin puncak ini informasi berkualitas tinggi dan tanpa filter, sementara pada saat yang sama memotivasi tenaga kerja karena gayanya yang ramah. Pada masa-masa awal sebagai pemimpin puncak perusahaan, Matsushita bahkan sering piknik bersama karyawannya.

Agar bisnis dan ekonomi global pulih dari tahap pandemi saat ini, tata kelola perusahaan yang baik pasti akan menuntut lebih banyak perhatian pada faktor-faktor seperti arus informasi lintas dan ke dalam perusahaan.

Balanced Scorecard (BSC) biasanya digunakan oleh manajemen untuk tujuan pengendalian, namun, alat tersebut dapat memainkan peran strategis lebih lanjut jika dirancang untuk melayani dewan direksi dalam   meningkatkan proses pengambilan keputusan mereka. Mungkin lebih baik daripada BSC standar, adalah melihat Tableau de Bord yang lebih tua, yang berasal dari Prancis, yang berbeda dari yang sebelumnya menawarkan pandangan yang lebih strategis tentang organisasi. Sebenarnya adalah kebetulan yang menyenangkan bahwa kartu skor seperti itu dinamai Bord.

Arsitektur informasi yang baik membutuhkan dewan direksi untuk memperhatikan masalah internal maupun eksternal. Informasi internal, yang berasal dari manajemen, mencapai dewan sebagai ringkasan dan ringkasan, memprioritaskan masalah sesuai dengan relevansi strategisnya, terkadang menyarankan serangkaian tindakan. 

Pendekatan seperti itu diperlukan, namun tidak cukup. Dewan juga perlu menyadari konteks eksternal di sekitar organisasi yang mereka layani, memahami pelanggan bisnis, lanskap kompetitif, memetakan beragam kekhawatiran pemangku kepentingan, menilai risiko teknologi di antara isu-isu strategis lainnya. Selain itu, dewan membutuhkan saluran informasi formal dan informal.

Yang pertama terdiri, misalnya, laporan CEO, laporan status keuangan, dan perkiraan.Makan siang dan minum kopi dengan personel kunci tidak boleh diabaikan, karena ini adalah cara terbaik untuk mendapatkan kesadaran tentang masalah bisnis yang relevan. 

Jelas, itu harus dilakukan dalam keseimbangan yang tepat. Direksi juga harus memastikan mereka mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya dari sumber independen, untuk menghindari ‘blind spot’, sekaligus mencegah bias dari kerangka manajemen. 

Dewan harus proaktif dalam merancang kebutuhan informasi spesifik mereka, untuk memastikan pekerjaan mereka dilakukan secara efektif, sementara pada saat yang sama menghindari jebakan informasi yang berlebihan yang dapat mengakibatkan disfungsi dan kinerja suboptimal.

Menutupi Blind Spot. Apakah Dewan memiliki Informasi yang Tepat untuk Pengambilan Keputusan yang Efektif?

Arsitektur informasi perlu didukung oleh beberapa logika sebab-akibat, penataan sistem informasi yang diinginkan melalui serangkaian hubungan logis.

Gambar 3 menunjukkan struktur logis yang menunjukkan kondisi yang diperlukan – seringkali diperlukan dan cukup – untuk membentuk arsitektur informasi yang diinginkan untuk dewan.

Related posts