Cara Mencapai Otomatisasi Alur Kerja: Metrik Utama yang Penting

  • Whatsapp

Bumiayu.id Entri data manual adalah salah satu tugas yang paling membosankan dan tidak efisien di perusahaan. Ini membuang-buang sumber daya yang berharga, waktu, dan mempengaruhi produktivitas. Faktanya, proses yang tidak efisien membuang sekitar 33% waktu karyawan. Otomatisasi alur kerja adalah solusi karena mendigitalkan proses manual atau berbasis kertas.

Mengotomatiskan tugas yang berulang dan monoton menghilangkan kesalahan manusia, memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang paling berharga. Ini memastikan mereka fokus pada tugas yang tepat, yang membutuhkan campur tangan manusia.

Setelah diterapkan, otomatisasi alur kerja meningkatkan produktivitas, menurunkan biaya operasi, meningkatkan keselamatan pekerja, meningkatkan hasil produksi, dan membuat perusahaan lebih kompetitif di pasar. Posting ini akan membantu Anda memahami bagaimana perusahaan Anda dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi alur kerja–dan metrik apa yang harus diukur.

Mengapa Otomatisasi Alur Kerja?

Proses manual membuang waktu karyawan, menyebabkan pekerjaan dan kesalahan yang tidak perlu. Otomatisasi memastikan bahwa tugas diselesaikan secara efisien dan pekerjaan lebih akurat dan konsisten. Ini membantu perusahaan menstandardisasi pekerjaan, mematuhi kebijakan, dan menjadi lebih transparan.

78% pemimpin bisnis percaya bahwa mengotomatisasi tugas organisasi meningkatkan produktivitas. Perangkat lunak manajemen proses memudahkan untuk mengidentifikasi inefisiensi atau area yang perlu ditingkatkan. Perusahaan harus menerapkan otomatisasi alur kerja untuk:

  • Mengotomatiskan tugas berulang yang tidak memerlukan banyak campur tangan manusia.
  • Merampingkan tugas yang perlu mematuhi peraturan atau memerlukan jejak audit.
  • Hemat waktu pada proses dengan volume tugas yang tinggi.
  • Membuat proses lebih akurat dan menghilangkan kesalahan manusia.
  • Jadikan proses lebih efisien, tingkatkan kolaborasi, dan tingkatkan transparansi.

Manfaat Otomatisasi Alur Kerja

Perangkat lunak alur kerja meningkatkan kepuasan kerja karena karyawan mengelola beban kerja mereka dengan lebih baik. Ini juga mengurangi siklus persetujuan, meningkatkan waktu ke pasar, memastikan perbaikan proses yang berkelanjutan, dan meningkatkan hubungan bisnis. Berikut adalah 3 manfaat besar dari otomatisasi alur kerja:

1. Peningkatan Kualitas Kerja

67% karyawan merasa mereka terus-menerus melakukan tugas yang berulang, dan ini membuat mereka kehilangan motivasi. Banyak karyawan ingin menjadi lebih kreatif, tetapi pekerjaan mereka tidak memungkinkan untuk itu. Akibatnya, mereka membuang 4,5 jam setiap minggu untuk tugas-tugas yang dapat diotomatisasi. Manajemen proses menghilangkan dokumen yang tidak perlu dan membebaskan waktu karyawan. Mereka dapat fokus pada pekerjaan dan aktivitas yang lebih berdampak tinggi.

40% manajer bisnis percaya bahwa digitalisasi proses berbasis kertas dapat membantu karyawan melakukan pekerjaan dengan kualitas lebih tinggi dalam waktu yang lebih singkat. Otomatisasi memungkinkan staf menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang mereka sukai, yang meningkatkan moral mereka. Hal ini juga memungkinkan manajer untuk menetapkan tanggung jawab secara akurat.

Pabrik Spartanburg BMW sekarang menggunakan asisten robot daripada karyawan untuk menyesuaikan pintu dengan insulasi suara dan kelembaban. Ini telah meningkatkan produktivitas sebesar 50% . Dan kabar baiknya adalah karyawan yang sebelumnya menangani tugas berat ini tidak diberhentikan karena BMW mempromosikannya.

2. Peningkatan Kerja Sama Tim Karena Komunikasi yang Lebih Baik

Komunikasi yang buruk atau tidak efektif adalah masalah umum di banyak tempat kerja. Banyak karyawan percaya bahwa komunikasi yang baik menciptakan lingkungan kerja yang positif. Sebuah penelitian sebelumnya menunjukkan bahwa 80% karyawan AS stres karena komunikasi di tempat kerja yang buruk.

Salah satu manfaat terbesar dari otomatisasi alur kerja adalah peningkatan komunikasi internal. Ketika karyawan berkomunikasi dengan mudah dan efektif, mereka berkolaborasi lebih baik, dan ini meningkatkan kerja tim. Perangkat lunak otomatisasi menawarkan kepada karyawan satu platform untuk berkomunikasi dan berkolaborasi.

3. Anda Mendapatkan Data yang Dapat Ditindaklanjuti

95% organisasi memiliki tantangan dalam mengelola data tidak terstruktur. Selain itu, 91% bisnis mengatakan tantangan proses mencegah mereka berkembang menjadi organisasi berbasis data. Perangkat lunak otomatisasi dapat menyediakan data berharga yang membantu para pemimpin bisnis menentukan kinerja karyawan, produktivitas bisnis, dan mengidentifikasi masalah yang perlu diperbaiki. Otomatisasi memungkinkan untuk bertindak secara real-time berdasarkan data yang dapat ditindaklanjuti. Seiring waktu, proses dapat ditingkatkan dan lebih banyak tugas dapat diotomatisasi.

Metrik Utama yang Dapat Anda Ukur

1. Pengurangan Biaya

Tidak peduli seberapa baik perusahaan dikelola, jika proses tidak otomatis, uang dan waktu akan dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan yang disebabkan oleh operasi manual. Otomatisasi merampingkan proses dan mencegah kesalahan yang mahal, menghemat waktu dan uang. Perusahaan menghemat uang untuk sumber daya manusia dengan mengotomatiskan tugas yang berulang dan memakan waktu. Selain itu, tim proyek dan kepala departemen dapat membenarkan alokasi anggaran berdasarkan fakta.

Otomatisasi memungkinkan pekerja untuk fokus pada tugas yang lebih berharga yang mendorong tim, departemen, dan organisasi mereka maju. Sebelumnya, proses pendaftaran perguruan tinggi La Cité memakan waktu hampir 30 menit. Siswa harus mengantri dan menunggu petugas memeriksa dokumen secara manual. Berkat otomatisasi, siswa sekarang menyelesaikan pendaftaran mereka di perangkat seluler–formulir divalidasi secara otomatis. Ini telah membantu perguruan tinggi untuk secara signifikan mengurangi biaya staf.

2. Waktu yang Dihemat

Tugas biasa dan berulang menghabiskan waktu dan memengaruhi produktivitas karyawan Anda. Otomatisasi mempercepat penyelesaian tugas. Ini menyederhanakan proses bisnis yang rumit dan membantu karyawan melakukan lebih banyak dengan sumber daya yang mereka miliki. Ketika lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk proses yang intensif secara manual, tim dapat fokus pada tugas yang berdampak tinggi.

3. Akurasi

Otomatisasi alur kerja membuat karyawan bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu. Semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan, bagaimana mereka harus melakukannya, dan kapan mereka harus melakukannya. Di sebagian besar perusahaan, kesalahan akibat operasi manual terutama mempengaruhi 2 departemen: keuangan dan penjualan & pemasaran. Kesalahan dapat mempengaruhi pendapatan dan akuisisi pelanggan, mengurangi keuntungan perusahaan.

Otomatisasi menghilangkan proses input data manual, mengurangi kesalahan dan meningkatkan akurasi. Kapan pun persetujuan diperlukan, orang yang tepat dalam hierarki persetujuan akan diberi tahu. Proses juga melalui serangkaian tahapan untuk memastikan hasil yang konsisten.

4. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Kepuasan pelanggan memainkan peran penting dalam bisnis Anda, dan perangkat lunak otomatisasi dapat membantu Anda mengukurnya. Anda dapat mengukur loyalitas pelanggan, mengidentifikasi pelanggan yang tidak puas, mengurangi churn, dan meningkatkan pendapatan. Sistem ini juga dapat membantu Anda menarik pelanggan baru dalam lingkungan bisnis yang kompetitif.

Menurut survei Gartner baru-baru ini , 66% pemasar percaya bahwa pengalaman pelanggan adalah medan pertempuran masa depan. Otomatisasi cerdas dapat membantu meningkatkan pengalaman pelanggan, membantu perusahaan Anda mendapatkan pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Kenaikan 5% dalam retensi pelanggan dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan sebanyak 75% .

Activ8 berjuang untuk menutup transaksi karena siklus penjualan yang panjang dan rumit yang penuh dengan kesalahan. Beralih ke perangkat lunak alur kerja menyederhanakan proses. Tenaga penjualan sekarang menggunakan kalkulator penawaran otomatis untuk menawarkan penawaran harga instan kepada pelanggan. Semua formulir terisi otomatis dan validasi otomatis, dan pembayaran langsung diproses. Pelanggan lebih bahagia, dan penjualan meningkat.

5. ROI tinggi

Otomasi memberi perusahaan keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing yang digerakkan secara manual. ROI tercermin dalam penghematan biaya, operasi yang efisien, penggunaan sumber daya yang lebih baik, dan bahkan keselamatan di tempat kerja. 47% pemimpin TI telah melaporkan ROI terbesar dalam operasi, sementara 37% telah mencapai ROI yang lebih tinggi dalam layanan pelanggan.

ROI otomatisasi bisa keras atau lunak. Hard ROI dapat diukur – seperti penghematan waktu dan biaya, peningkatan penyampaian layanan, dan pengurangan tenaga kerja. ROI lunak lebih sulit diukur. Mungkin kepuasan karyawan yang lebih tinggi, kondisi kerja yang lebih baik, moral tempat kerja yang lebih baik, dan kesadaran merek yang meningkat.

Sederhanakan Alur Kerja Anda Sekarang

Setiap perusahaan memiliki 3 tujuan: mengurangi kesalahan, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan keuntungan. Otomatisasi alur kerja dapat membantu perusahaan mencapai tujuan ini. Ini mengurangi upaya, biaya, dan kesalahan manual, memungkinkan organisasi untuk fokus pada tujuan utama mereka. Tugas berulang diselesaikan lebih cepat dan hasil proses identik karena tidak ada kesalahan manusia.

Related posts